Politique du code de conduite des membres du conseil d’administration/des comités

Politique du code de conduite des membres du conseil d’administration/des comités

Section de la politique: Conseil d’administration

Sous-section de la politique: Politique et gouvernance

Titre de la politique: Code de conduite des membres du conseil d’administration/des comités

Déclaration de la politique

Les membres du conseil d’administration et les membres de tous les comités de Natation Canada doivent se comporter en tout temps d’une manière professionnelle et en respectant le code de conduite des membres du conseil d’administration et des comités. Le code de conduite se trouve en Annexe A de cette politique.

Objectif

Cette politique a été établie pour assurer que tous les membres du conseil d’administration et de tous les comités de Natation Canada respectent les critères réguliers du comportement personnel et suivent les attentes claires de performance en accomplissant les affaires de Natation Canada.

Application

Cette politique s’applique à tous les membres du conseil d’administration, à tous les membres des comités permanents ou ad hoc du conseil d’administration et à tous les membres désignés pour un comité opérationnel de Natation Canada.

Le président du conseil d’administration doit s’assurer que tous les directeurs et les membres des comités du conseil connaissent leurs responsabilités telles que définies dans le code de conduite. Un manquement au code de conduite peut provoquer le retrait d’un membre d’un comité ou une recommandation aux membres en général pour le retrait d’un directeur du conseil d’administration tel que permis par les règlements généraux de Natation Canada.

Responsabilités
Organisme  Action
Président du conseil d’administration

1.    S’assurer que le code de conduite est révisé tous les ans à la première réunion du conseil d’administration ou dès que possible après l’élection du conseil d’administration.

2.    Aviser les membres en général si un membre du conseil d’administration aun comportement répétitif/incorrigible contraire au code de conduite

3.    Aide les présidents des comités à s’assurer que les membres des comités du conseil de Natation Canada respectent le Code de conduite.

Directeur Général

1.    S’assure que tous les membres de chaque comité opérationnel remplissent et signent l’avis de conformité du Code de conduite et que cet avis est mis à jour tous les ans, habituellement après la première réunion de chaque comité après l’assemblée générale annuelle. L’avis de respect se trouve à l’Annexe A de cette politique. (Remarque : les membres qui ont été désignés à plus d’un comité peuvent remplir un avis indiquant tous les postes applicables occupés.)

2.     Aviser le président du conseil d’administration tous les ans que tous les membres du comité et des comités du conseil ont signé/mis à jour leur avis de respect.

3.    Avise le président du conseil d’administration, chaque année, que tous les membres des comités opérationnels ont signé/mis à jour leur avis de conformité.

4.     S’assure que les mandats de chaque comité opérationnel reconnaissent l’option du DG de retirer un membre du comité à cause d’un manquement au Code de conduite.

Restrictions:
Références:

Règlements généraux de Natation Canada

Revue et approuvé:

Approuvé: 11 septembre 2006
Revue et Approuvé : 3 fevrier 2009
Revue et Approuvé : 13 avril 2011
Revue et Approuvé : 19 septembre 2014
Revue et approuvée : 24 novembre 2017

Annexe A :

Code de conduite
Conseil d’administration et comités du conseil d’administration de Natation Canada
Formulaire d’avis de conformité
Préambule :

Le conseil d’administration de Natation Canada est élu par les membres et est responsable devant les membres de Natation Canada tel que défini dans les règlements de Natation Canada. Les membres du conseil d’administration, les membres de tous les comités du conseil d’administration ou toute personne désignée pour servir dans un comité opérationnel de Natation Canada doivent en tout temps être gouvernés par les statuts applicables fédéraux et provinciaux, par les règlements et par les politiques adoptées par Natation Canada pour la gouvernance et la gestion de ses affaires. Les membres du conseil d’administration et des comités doivent s’assurer qu’aucune de leurs actions ou décisions n’entre en conflit avec les règlements de la natation.

Critères généraux du comportement personnel :

Les membres du conseil d’administration de Natation Canada ou les membres d’un comité du conseil d’administration ou les membres d’un comité désignés par le conseil d’administration doivent :

  • Respecter les droits, la dignité et la valeur de toutes les autres personnes ;
  • Est d’abord et avant tout responsable envers le bien-être de Natation Canada et doit fonctionner principalement comme membre du conseil d’administration ou d’un comité, non comme membre d’un groupe particulier.
  • Se comporter de manière ouverte, professionnelle, légalement et de bonne foi dans l’intérêt de Natation Canada ;
  • Se comporter avec le décorum approprié ;
  • Être justes, équitables, prévenants et honnêtes en traitant avec les autres ;
  • Être diligents pour accomplir leurs responsabilités fiduciaires auprès des membres de Natation Canada ;
  • Respecter la confidentialité appropriée dans les sujets de nature délicate ;
  • S’assurer que tous les membres reçoivent des occasions en nombre suffisant d’exprimer leurs opinions et que toutes les opinions reçoivent l’attention méritée
  • Respecter les décisions de la majorité et démissionner s’ils en sont incapables ;
  • Consacrer le temps nécessaire pour assister aux réunions et être diligents dans leur préparation et leur participation à des discussions.

Tâches/responsabilités générales des membres du conseil d’administration :

Le conseil d’administration de Natation Canada :

  1. Établit les objectifs stratégiques et les valeurs de l’organisation.
  2. Accomplit une supervision financière et une responsabilité fiduciaire pour l’organisation au nom de ses membres.
  3. Accomplit une supervision de la gestion du risque au nom de l’organisation.
  4. Établit des exigences formelles et informelles entre le conseil d’administration et tous les comités du conseil d’administration, entre le conseil d’administration et le chef de la direction, et (par le biais du chef de la direction) entre le conseil d’administration et tous les comités opérationnels/de gestion.
  5. Établit, approuve et révise les politiques, particulièrement celles reliées à la gouvernance de l’organisation ou de ses membres.
  6. Évite les conflits d’intérêts réels ou apparents. Quand un conflit d’intérêts potentiel existe, on s’attend à ce qu’un membre du conseil d’administration déclare le conflit et agisse selon les politiques établies pour résoudre ou éviter le conflit.
  7. S’engage dans des activités de développement pour améliorer la performance du conseil d’administration et assurent les « meilleures habitudes » dans les procédures du conseil d’administration.
  8. Révise la performance des membres du conseil d’administration et du président du conseil d’administration.
  9. Respecte l’autorité du président et utilise uniquement l’autorité qui lui est donnée individuellement ou collectivement par les politiques de gouvernance du conseil d’administration.
  10. Respecte la relation entre le conseil d’administration et le chef de la direction et l’autorité du chef de la direction sur la gestion/l’administration/opération.
  11. S’assure que seulement le président du conseil d’administration ou le chef de la direction parle publiquement au nom de Natation Canada, sauf si un autre porte-parole a été spécifiquement autorisé par le conseil d’administration.
  12. Établit des critères clairs de performance (incluant les résultats importants et les délais) pour l’évaluation périodique de la performance du chef de la direction. Les critères de performance doivent être objectifs, mesurables et respecter l’objectif stratégique et les valeurs établies partent le conseil d’administration.

Tâches/responsabilités générales des membres des comités :

Les membres des comités du conseil d’administration de Natation Canada et les personnes désignées par le conseil d’administration pour servir dans des comités opérationnels ou d’autres comités de Natation Canada doivent :

  1. Réviser et être guidées par le mandat du comité.
  2. Développer, en collaboration avec le conseil d’administration ou avec les employés appropriés, un programme annuel de travail pour le comité, incluant les résultats et les délais des performances.
  3. Respecter l’autorité du président du comité et communiquer avec le conseil d’administration et le personnel par le biais du président ou tout moyen de communication qui peut être établi par le conseil d’administration ou par l’administration.
  4. Éviter et déclarer tout conflit d’intérêts, selon les politiques et procédures du conseil d’administration
  5. Se préparer et participer complètement à toutes les discussions et décisions du comité.
  6. S’assurer que les décisions qui ont un impact budgétaire ou qui exposent l’organisation à un risque potentiel soient identifiées pour attirer spécifiquement l’attention du conseil d’administration.
  7. S’assurer que les contraintes budgétaires sont connues et respectées.

Je certifie que j’ai lu et accepté de respecter le code de conduite pour les membres du conseil d’administration et les comités du conseil d’administration de Natation Canada.

Nom : ____________________________________________________________

Poste(s) : ____________________________________________________________

Signature : ____________________________________________________________

Date : ____________________________________________________________