Politique de la confidentialité

Politique de la confidentialité

Section de la politique : Conseil d’administration

Sous-section de la politique : Comité de vérification, finances et risque

Titre de la politique : Politique de la confidentialité

Déclaration de la politique

Natation Canada protège et conserve confidentielle toute l’information personnelle de ses membres, employés et bénévoles.

La collecte de l’information personnelle doit se limiter à ce qui est nécessaire aux fins identifiées par Natation Canada ci-dessous. L’information doit être recueillie par des moyens justes et légaux.

Sauf dans les cas décrits dans cette politique, l’information personnelle n’est pas dévoilée à de tierces parties sans le consentement préalable du membre ou de ses parents/tuteurs. Des formulaires de consentement signés, consentant à la collecte et à l’utilisation de l’information personnelle, sont recueillis par le club et conservés en dossier par le club jusqu’à ce que le membre désire retirer son consentement.

Natation Canada donne aux membres un code d’accès pour voir leur information personnelle telle qu’elle apparaît dans la banque de données de l’enregistrement de Natation Canada dans les 30 jours suivants la réception d’une demande écrite et une vérification d’identité par le registraire. Les membres doivent pouvoir vérifier la précision et l’état complet de l’information et la modifier au besoin.

Les membres doivent pouvoir envoyer toutes leurs questions au sujet du respect de la politique au registraire national / de l’agent de la confidentialité de Natation Canada.

Objectif

Natation Canada doit respecter la Loi de la protection des renseignements personnels et les documents électroniques («LPRPDE») et applicable à la loi provinciale en ce qui concerne la collecte, l’utilisation et la diffusion de l’information personnelle dans le cours d’une activité commerciale. L’objectif de cette politique est de gérer la collecte, l’utilisation et la diffusion de l’information personnelle d’une manière qui reconnaît les droits à la confidentialité des personnes en ce qui concerne leur information personnelle et les besoins de Natation Canada de recueillir, utiliser ou diffuser l’information personnelle.

Cette information est recueillie aux fins de:

  1. L’enregistrement dans le club, l’association provinciale et Natation Canada;
  2. assurer que nos athlètes s’entraînent et font de la compétition dans un environnement d’âge approprié;
  3. établir l’admissibilité des athlètes pour la sélection dans des équipes de natation;
  4. établir des dossiers médicaux pertinents et une banque de données des performances pour aider les entraîneurs à prendre des décisions dans un environnement de compétition ou d’entraînement d’une équipe nationale;
  5. faire des rapports non identifiant, des statistiques démographiques de participation pour des bailleurs de fonds, des commanditaires et d’autres tierces parties autorisées;
  6. faire des rapports et publier les noms, les genres, les âges, les affiliations de clubs des athlètes dans le site Internet de Natation Canada ou dans des résultats, des communiqués de presse et des rapports de classement; et
  7. établir des contacts directs avec les membres, les bénévoles et les employés tels que nécessaire pour la gestion de l’organisation.
Application

Natation Canada respectera la LPRPDE et la Loi provinciale comparable telle qu’applicable. Natation Canada demandera le consentement de ses membres pour recueillir et utiliser l’information personnelle, principalement à des fins d’enregistrement et de performances. L’information personnelle doit inclure le nom, la date de naissance, le genre, l’affiliation de club, la catégorie de paranatation (si c’est le cas), la déclaration autochtone (si c’est le cas), l’adresse principale de contact, les adresses de courriel et les numéros de téléphone. L’information personnelle de performances doit inclure, mais n’est pas limitée à, l’historique médical, les allergies, l’historique des blessures, les médicaments actuels et l’information anthropométrique. L’information personnelle d’enregistrement et de performances est inscrite électroniquement dans une banque de données électroniques qui vise à conserver la précision, la sécurité et l’accès limité. Des listes imprimées sont aussi conservées dans un endroit à accès limité au bureau de Natation Canada pour les athlètes choisis seulement.

La banque de données d’enregistrement et de résultats/classements sera conservée par Natation Canada ou un groupe tiers sous contrat aux fins de l’enregistrement du nageur, de l’entraîneur et du bénévole, et des résultats, des records et des classements du nageur. Chaque registraire de l’association provinciale aura accès à la banque de données uniquement en ce qui concerne ses membres provinciaux enregistrés. Natation Canada, en tant qu’organisation de parrainage, pourra accéder à l’information personnelle recueillie sur tous ses membres enregistrés. L’accès complet au système est limité au DG, au registraire de Natation Canada et au gestionnaire de la technologie de l’information. L’information est rendue disponible à d’autres employés uniquement en fonction des objectifs indiqués ci-dessus.

Les associations provinciales ou les organisations provinciales sportives au Canada (OPS) sont des filiales de Natation Canada à des fins de rapports selon cette politique. Puisque les OPS ont un lien plus direct avec les membres, les OPS, par leurs clubs, doivent obtenir le consentement des membres pour recueillir et remettre à Natation Canada l’information personnelle uniquement aux fins indiquées ci-dessus.

Le retrait du consentement pour l’utilisation de l’information personnelle doit être envoyé par écrit à l’OPS et/ou au registraire nationale/agent de la politique tel qu’applicable. Un tel retrait, toutefois, peut nécessiter l’annulation de l’enregistrement et la suspension des activités avec le club, l’OPS et Natation Canada.

Responsabilités
Organisme  Action
Registraire de Natation Canada /Agent de la confidentialité 1.  Est la personne désignée pour superviser la procédure de collecte de l’information et est à la limite responsable du respect de cette politique.
Registraires des clubs de natation 1.  Distribuent, recueillent et conservent un formulaire de consentement signé en dossier pour chaque nageur et informent l’OPS respective quand le consentement n’est pas donné.
Association provincial 1.  Chaque OPS doit remettre à Natation Canada une déclaration écrite que l’information reçue a été diffusée avec le consentement pour les objectifs de Natation Canada et informer Natation Canada quand le consentement a été refusé par un membre.
Limites

Aucune identifiée.

Références

La LPRPDE  et la Loi provinciale applicable.

Revue et approuvé

Revu par le comité de la politique et de gouvernance le 23 mai 2006.
Approuvé par le conseil d’administration le 3 juin 2006
Revu par le comité le 22 septembre 2009
Approuvé par le conseil d’administration le 23 octobre 2009
Approuvé par le conseil d’administration le 1er avril 2015